Los nueve temas
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Reunirse debe ser algo natural, formal y recurrente. Las reuniones familiares tienen ante todo que tener un propósito, un orden y una estructura. Así mismo, los miembros de un grupo familiar tienen ciclos anímicos diversos que es indispensable tener en cuenta para el éxito de cualquier reunión.
Aspectos a tener en cuenta para que no se trate de una reunión más.
En el universo de la Familia Empresaria existen diversos tipos de reuniones. Tomando como marco de referencia la división clásica del sistema Familia – Negocio – Propiedad, existen los siguientes tipos de reunión :
- Reuniones de tipo familiar o social
- Reuniones de dirección y administración del negocio familiar, y
- Reuniones de propietarios.
Para cada tipo de reunión, según el momento, la coyuntura y la complejidad del ciclo anímico de los participantes es indispensable observar ciertas normas y protocolos para lograr que la reunión cumpla su propósito y sea efectiva.
El ciclo anímico
Los miembros de un grupo familiar atraviesan de manera simultánea pero no sincronizada por diversos ciclos anímicos a lo largo de un periodo, podríamos establecer para efectos de un ejemplo, un año calendario.
No para todo el mundo la navidad es la época más alegre del año, ni en la que se evoquen los recuerdos más gratos o amables de la infancia y la adolescencia.
En medio de un grupo familiar extenso subsisten múltiples núcleos o unidades familiares independientes, donde cada hogar carga su propia cruz, vive un momento de gloria, de bienestar o de calamidad, por alguna y otra razón.
Como esperar entonces, que en medio de un grupo extenso y nutrido de personas, exista la misma disposición el mismo estado de ánimo y las mismas ganas para participar de una reunión en un mismo momento del año.
Propósito y estructura
Precisamente por la razón antes expuesta cada reunión debe ser única y especial con el fin de poder atraer y captar el interés de todos los asistentes independientemente del ciclo particular por el cual estén atravesando.
Todo debe comenzar por el rigor en su planeación, en la definición de la agenda, la preparación de los temas a tratar y la forma como ha de ser conducida la reunión en el marco de un tiempo pre determinado y anunciado de manera previa.
No se puede citar a una reunión de 8 a 10, para que la gente llegue a las 9, la reunión arranque a las 10 y se termine entrada la tarde. Cada individuo tiene su propia agenda y sus compromisos. El tiempo de cada asistente es igual o incluso más valioso que el de quien cita a la reunión.
Por esta razón el rigor en su preparación y la estructura en su desarrollo son factores fundamentales para el éxito de una reunión.
Resultan determinantes entonces poder citar a una reunión que se desarrolle de manera puntual en el marco de un espacio horario previamente definido, donde se logre agotar un temario previamente socializado y que pueda ser evacuado de manera satisfactoria por quienes organizan la reunión.
Información
La información que ha de ser revisada, discutida y analizada durante la reunión debe ser enviada de manear previa a la reunión, por un medio eficiente y con suficiente antelación. Un asistente participativo y disciplinado tiene derecho a preparar la reunión de la misma forma como se prepara la asistencia a una clase o a un examen. Remitir información de manera previa es garantía de seriedad y transparencia para quien organiza y cita a la reunión. No se debe descartar el uso de plataformas digitales y centros compartidos de almacenamiento digital de información.
El lugar es relevante
El lugar donde se celebra la reunión, el día de la semana e incluso la hora pueden marcar el éxito o el fracaso de la reunión. Se debe ser estricto y apegado al más mínimo detalle para que la experiencia del usuario, en este caso del asistente, sea única y satisfactoria.
Todos los elementos son relevantes, desde la existencia de un lugar del parqueo, la facilidad para llegar, la iluminación, la temperatura del salón, la temperatura del café, los baños, el tipo de refrigerio y bebidas que se van a ofrecer.
Pareciera irrelevante, pero todo lo anterior resulta igual o incluso más importante que los recursos tecnológicos para exponer, proyectar, transmitir y recibir datos, recibir una llamada, o conectar a alguien por Video conferencia.
Perder varios minutos por un problema tecnológico o tener a alguien molesto por no tener la bebida de su predilección pueden suponer un obstáculo significativo para el éxito de la reunión y mantener el interés del a audiencia.
Actitud
Quienes organizan la reunión tienen el reto más exigente e importante durante su desarrollo, pues además de lograr que esta se lleve a cabo sin contratiempos deben tener como meta el lograr que el propósito o fin para el cual fue convocada se cumpla a cabalidad, que el desarrollo de la agenda no quede inconcluso y que los asistentes, se insiste, tengan una experiencia de usuario única.
Así las cosas, la actitud comienza por casa, a cargo de quienes convocan y dirigen el curso de la reunión.
Esta actitud, de amabilidad, colaboración y buena disposición debe ser impregnada a los demás. Se insiste y hace hincapié en asuntos que puedan resultar menores o irrelevantes: la simple postura, el cruzar los brazos, o adoptar una actitud retadora a través del lenguaje corporal pueden ser actitudes interpretadas por los demás asistentes como retadoras, displicentes o incluso desafiantes que en nada contribuyen con que la reunión fluya y cumpla su propósito.
Mejor callar
Precisamente por el hecho de que todos los asientes no estén en el mismo estado de ánimo y disposición, se debe tomar como aceptable y permisible no hablar, no participar y mantener una actitud pasiva. A veces esta actitud en cabeza de quien pudiera explotar anímicamente, es mejor que esperar de esta persona un gesto, una manifestación o un aporte. De la misma forma quien asiste por obligación o por cumplir y no ha preparado su intervención o revisado la información puede adoptar una posición pasiva que resultará en últimas más útil que una actitud activa pero carente de sentido de propósito.
Duración
Las reuniones deben tener prevista una pausa intermedia durante la cual los asistentes puedan hacer uso del baño, atender una llamada o simplemente estirar las piernas y descansar un poco. Las reuniones de más de cuatro horas, sin una pausa, o aquellas de todo un día, interrumpidas por un almuerzo resultan ser agotadoras y por lo general sus asistentes adoptan al cabo de un rato una actitud dispersa que no contribuye en nada al éxito de la reunión.
Acta y compromisos
Debe ser responsabilidad de quienes organizan la reunión velar porque se tomen notas adecuadas durante la reunión y que de la misma queden consignados tanto los temas tratados, como los compromisos formales de quienes los han asumido por su calidad de organizador, directivo, o simplemente participante a la reunión.
Plataforma de apoyo virtual
La reunión presencial debe constituirse en la ocasión para que un grupo de personas relacionado entre si por algún tipo de vínculo familiar y / o de negocio puedan concretar en un espacio de tiempo y de manera personal, ciertos temas previamente socializados, expuestos o cuya información haya sido puesta a disposición de los asistentes de manera clara y previa.
Es por esta razón que la Familia Empresaria no debe esperar a que ocurra una reunión presencial cada cierto tiempo, con las dificultades que supone sincronizar agenda.
Una metodología ampliamente adoptada por varios grupos familiares consiste en mantener un foro abierto y permanente de discusión a través de una plataforma virtual de acceso privado y protegido donde ciertas autorizaciones de trámite pueden ser emitidas por los miembros de un grupo (comité o Junta) a través de una comunicación o aprobación virtual.
A manera de conclusión
Reunirse no siempre resulta fácil, grato o posible. Los pocos espacios eficientes de reunión deben ser aprovechados al máximo por los miembros de un Grupo Familiar y Empresarial para fomentar la cultura de organización y profesionalización que redunde en el crecimiento y fortalecimiento de la Familia Empresaria.
Asumir una actitud positiva frente a las reuniones, y poner en práctica las mejores opciones posibles, consejos y dinámicas existentes constituye un gran aporte al fortalecimiento del grupo familiar.
Es normal que ante tanta incertidumbre y la gravedad de los hechos podamos sentir una tendencia a irnos hacia el lado de del pesimismo, a «cruzar los brazos» y esperar, de pronto con una mirada fatalista, lo que a bien tenga para depararnos el destino.
La respuesta debe ser clara y contundente : «no es el fin del mundo !» o por lo menos, no por ahora. En época de crisis tenemos que ver el vaso medio lleno, no medio vacío pero sobre todo, tenemos que ver los problemas como oportunidades.
En medio de la dinámica familiar, una gran oportunidad está en afinar el funcionamiento de los órganos de gobierno tanto empresarial como familiar. En este breve documento tenemos algunas propuestas para potencialidad el funcionamiento del Consejo de Familia (CdF), veamos !
Aprovechar el tiempo adicional
Al no estar desplazándonos hacia la oficina y desde la oficina hacia la casa nos estamos ahorrando mínimo una hora de nuestro tiempo. No es fácil hacer el cambio de «chip» y trabajar de manera remota con 100% de eficiencia, pero un hecho claro es que podemos, si nos lo proponemos, contar con tiempo adicional. Podemos hacer una lista sencilla de en que quisiéramos o pudiéramos aprovechar este tiempo libre, y entre los beneficiados podríamos incluir a la familia, para aportar algo de tiempo y dedicación a los asuntos muy importantes que son muchas veces desplazados por otros asuntos. Podríamos por ejemplo dedicarle algo de tiempo al CdF y a la agenda de actividades, iniciativas y proyectos que se gestan a su interior.
Plataforma digital del trabajo y almacenamiento de documentos
Muchos CdF no cuentan aún con alguna plataforma eficiente de trabajo en equipo, almacenamiento de información y seguimiento de eventos y reuniones. Estas herramientas hoy por hoy están a disposiciones del público en general para múltiples usos, entre ellos juntas directivas, equipos de trabajo e incluso familias. Abundan en el mercado las ofertas de este tipo de herramientas. Muy seguramente al interior de alguna de las empresas de la familia pueda ya existir este tipo de herramienta (CRM) y bastaría con unir un nuevo grupo de trabajo y algunos usuarios para beneficiarse sin costo adicional de su utilización y que resultan muy útiles y revitalizadoras para la familia.
Las reuniones del CdF
Ya hemos visto cómo todo el mundo se está reuniendo por Zoom, Meet, GoToMeeting y aplicaciones similares con gran facilidad y eficiencia. No son lamentablemente reuniones presenciales, pero si nos lo proponemos son reuniones que resultan ser muy eficientes, donde no nos toca desplazarnos y en las cuales la agenda de temas puede ser agotadas en un tiempo muy inferior al normal, pues «vamos a lo que vamos». La gran ventaja desde tipo de reuniones es que se limitan las excusas para los que usualmente no asisten, se puede garantizar su periodicidad y continuidad y quienes están a cargo del CdF pueden ver que los temas avanzan y la agenda se mueve.
La biblioteca familiar
Qué mejor que tener una nutrida biblioteca de temas que interesen a la familia en los asuntos propios de la dinámica familiar ? Contar con algunos textos básicos y otros especializados, lecturas para los más jóvenes, algo más denso para los curiosos ? Son muchos los libros que están a disposición en el mercado, muchos los estudios que son compartidos de manera libre en la red. Porque no hacer una búsqueda inicial y empezar a hacer una lista, e ir adquiriendo algunos ? Los libros se pueden adquirir en formato digital ante la imposibilidad de adquirirlos en físico. Esta época de nuevas iniciativas e ideas para no «quedarnos quietos» puede ser ideal para iniciar el proyecto «biblioteca». Un consejo adicional : porque no asignar esta tarea los más jóvenes que por estos días tienen algo de tiempo extra?
La agenda de trabajo
Puede resultar útil aprovechar la plataforma de trabajo grupal para definir y socializar una agenda donde se cuente además con fechas, hitos y entregables. Esto hará que la dinámica de funcionamiento del CdF sea más ágil y que la gente se motive a participar y a aportar. Por agenda de trabajo no me refiero a un simple calendario, sino a los grandes temas que la familia ha querido adoptar como propios para desarrollar a lo largo del tiempo. Desde el gran, complejo y casi imposible proyecto a largo plazo, como aquellos de mediano y corto plazo, y porque no, las pequeñas acciones, tareas o proyectos pequeños que nos motivan a soñar con la familia que queremos y la dinámica que queremos que funcione a nuestro alrededor. La agenda de trabajo de una familia exitosa está definida por muchos proyectos, todos los cuales están claramente definidos, conceptualizados y a los cuales se les ha designado responsables con fechas, hitos y entregables.
El calendario de actividades
Los hitos, fechas de entregables, reuniones e incluso las fechas importantes como los aniversarios de fundación de las empresas, los cumpleaños, las fechas para cumplir obligaciones y las grandes reuniones de la Asamblea de Familia, los Consejos de Familia, las reuniones de los Comités, y cuanta reunión o evento tenga lugar, deben estar en un calendario de uso común y compartido al cual todo el mundo pueda acceder de manera simple y sencilla como lo permite un calendario iCal, gmail o similar. Esta funcionalidad la permite la herramienta de trabajo colaborativo a las que se hace referencia en este escrito.
Tareas y responsabilidades
En el marco de un proyecto tiene que haber responsables y dolientes. Suena duro decirlo, pero en muchas oportunidades nada como exponerlos públicamente para que cumplan ! Es por esto que las tareas asignadas deben constar por escrito y ser fácilmente identificables en cuanto a quien las asignó, en que fecha y porque medio. Ideal si el medio es centralizado, de fácil acceso y de consulta común.
Las tareas y responsables de los proyectos pueden ser asignadas en las plataformas de trabajo compartido y brindan la facilidad de poder ser consultadas por todos, revisar su estado, hacer seguimiento y lograr que quien las reciba y asigna puedan tener un mayor nivel de compromiso y ejecución en tiempo.
Una nueva metodología
El universo que se abre con este tipo de herramientas es infinito. Como lo mencioné, la oferta es amplia y existen desde sofisticadas herramientas hechas a la medidas con costosos desarrollos hasta el uso inteligente de plataformas tipo CRM, adaptadas con algo de inteligencia y dedicación para el uso de una familia. El aspecto tecnológico y la indecisión ante la oferta no pueden ser un obstáculo sino una oportunidad.
Entre las muchas otras funcionalidades que ofrecen este tipo de herramientas está la de poder hacer grupos de trabajo, usarlas como repositorio de información, evitar que circulen múltiples correos con el mismo tema, y que estos se vuelvan repetitivos y agotadores, recibir información de manera oportuna, acceder a ella de manera ágil, discutir documentos en línea y en tiempo real, entre muchas otras funcionalidades, con un ingrediente de valor agregado adicional y es que son lo suficientemente intuitivas y fáciles de usar como para acercar a la bisabuela de 88 años con el bisnieto de 12 ! Muchas de estas herramientas funcionan en aplicaciones de celular y tableta.
A manera de conclusión
Sigamos tratando de sacarle las cosas buenas al periodo de encierro, sigamos viendo el vaso medio lleno y sigamos acumulando ideas para poder salir fortalecidos de esta importante prueba que estamos viviendo. No es el fin del mundo. La humanidad, los pueblos, nuestros compatriotas, nuestros amigos y gente cercana han sufrido tragedias complejas y vivido momentos difíciles de los cuales se ha comprobado, se logra salir exitosamente con un nuevo aire y enormes oportunidades para crecer y fortalecernos.
La arrogancia, el poder y la forma de hacer las cosas «llevado por su propio parecer» no son la forma correcta de actuar y proceder. El pago de impuestos, la sensatez y el respeto a la ley son indispensables si se quiere iniciar, avanzar o dar continuidad a un proceso de planeación patrimonial familiar exitoso.
Este relato surge de una primera entrevista a un «potencial cliente» que terminó en eso, una única y corta reunión donde no solo no se concretó la asesoría, sino logré aprender bastante sobre actitudes que no contribuyen en nada a procesos efectivos y exitosos.
Cuando una familia busca asesoría para estructurar, planear y ser más eficientes en el manejo de su patrimonio, su empresa y sus relaciones familiares, lo que en Lozano Vila & Asociados denominamos «Planeación Patrimonial Familiar», lo hace basada en algún tipo de motivación. Esta motivación puede ser incipiente, normal, o avanzada.
Me refiero a motivación incipiente, cuando en el seno de la familia o de sus líderes no existe aún un convencimiento cierto y genuino que los esté llevando a buscar orientación y consejo. Es como cuando usted va al médico por que sintió algo, porque le toca, porque lo obligaron, no por una convicción propia basada en la conciencia de tener cuidado e interés por su cuerpo y su salud.
Es común ver como asisten a una primera consulta miembros de la familia que van con los pies arrastrados, obligados y sin ningún interés. Lo hacen por cumplir algún tipo de tarea que surge a raíz de la última pelea familiar, de un desacuerdo o de un acuerdo (mal) logrado entre los miembros de la familia.
La motivación «normal», por así llamarla, surge cuando el interés es mayor y basado en algún tipo de conciencia que se va generando en el núcleo familiar por alguna de las siguientes razones:
- Un evento que haya suscitado la consulta o el interés por dejarse asesorar
- La recomendación de un amigo
- La incitativa de algún miembro de la familia.
- El liderazgo y conducción de un lider de la familia que quiere conducirla hacia una nueva dimensión y etapa de sus relaciones
La motivación avanzada corresponde a cuando la familia ha alcanzado algún grado de madurez e interés en relación con los temas de planeación y continuidad del patrimonio familiar, crecimiento del negocio y mejoramiento de sus relaciones familiares. Esto tiene origen en los mismos eventos enunciados más arriba, la diferencia es que el interés crece y el proyecto se convierte en algo de la familia, no de unos cuantos, de uno solo, o del patriarca que manda, y manda mal.
El relato
Volvamos al relato del patriarca que hace la consulta y quien revela (bajo total confidencialidad) algunos aspectos sobre su precaria estructura societaria y fiscal, donde se evidencian prácticas del pasado, en desuso y abiertamente contrarias a la ley, máxime frente a las generosas oportunidades de normalización que ha brindado el gobierno nacional en los últimos años.
Mi primera observación sobre la estructura está orientada a sugerir la normalización de activos omitidos y a tener una estructura de declaración y reporte de activos que se compadezca con la realidad del tamaño del patrimonio que tiene la familia. Parece increíble, pero en ciertos individuos constituye motivo de orgullo mostrar como han sido capaces a lo largo de los años de «evitar» el pago de impuestos a través de figuras, maniobras y otro tipo de ilegalidades.
Sin solicitar mucha explicación, toma la palabra el «potencial cliente», y afirma : «Doctor, es que yo pago mis propios impuestos». – Como así ? le pregunté. – «Muy fácil, vea Doctor. Todas esa plata que yo pagaría de impuestos se la van a robar finalmente, entonces yo lo que hago es que la guardo y la invierto en obras sociales, la reparto en la familia, le doy casas a los empleados de la finca, es decir, yo administro esos impuestos y los pago como se me da la gana».
Ante esta explicación no solicitada, consulté al personaje sobre su deseo y voluntad de darle un giro a la situación y asumir una nueva actitud frente a la realidad económica, fiscal y humana de nuestro país, ante lo cual me respondió : – «Ni loco doctor !».
Fin de la reunión.
Ω
A manera de conclusión, reflexiones
La piedra angular de un proceso de planeación, de cualquier tipo, donde se impone la grandeza de imaginar escenarios, romper paradigmas y cambiar situaciones supuestamente consolidadas, es tener la actitud y la voluntad para adoptar una nueva postura y conducta en un mundo que avanzó más rápido que las costumbres, forma de ser y actitud de las personas, en este caso del núcleo familiar dirigido por un patriarca «chapado a la antigua» y llevado de su propio parecer.
Este patriarca es un mal capitan de barco, que frente al «Iceberg», se obstina a poderlo atravesar y no hace caso de señales claras que le indican que un giro se impone para evitar la tragedia. Por lo general este tipo de personajes no se dejan asesorar, no permiten que bajo el liderazgo de las siguientes generaciones se inicie un proceso y llevan a la familia a una situación de incertidumbre y riesgo difícil de dimensionar.
Recoger los platos rotos resultará a la postre más costos que haber iniciado un proceso de planeación cambiando de actitud, de conductas, de paradigmas y alineándose con las nuevas tendencias que marcan el nuevo orden mundial y nacional donde declarar los activos y pagar impuestos es una obligación ineludible.